Проект – комплекс действий, направленных на решение какой-либо проблемы, имеющей истоки и конечное решение, это комплекс работ, ориентированных на достижение конечного результата. Замысел проекта должен быть социально значимым. При этом он может быть очень скромным, но обязательно нужным кому-то.
Конечный результат – это продукт, услуга или концепция, завершенные по составу своих свойств и характеристик, предусмотренных в проекте.
ТЕХНОЛОГИЯ РАЗРАБОТКИ БИБЛИОТЕЧНОГО ПРОЕКТА
Сегодня существует множество определений понятия «проект». В переводе с латинского “проект” означает “брошенный вперед”, т. е. устремленный вперед взгляд на какую-либо деятельность. В современной трактовке проект – это поэтапная эффективная реализация задуманной идеи в конкретные сроки с привлечением оптимальных средств и ресурсов.
В библиотечном деле проект нацелен на эффективное использование новых информационно-библиотечных технологий и имеющихся библиотечных ресурсов. Для современной библиотеки — это средство управления, планирования и определения основных направлений использования ресурсов.
Характерными чертами проекта являются:
• направленность на достижение конкретных целей, определенных результатов (проект есть разовое явление, включающее в себя последовательность взаимосвязанных действий, предпринимаемых в ограниченный период времени и нацеленных на достижение конкретного результата);
• неповторимость, уникальность;
• сопряженность с изменениями;
• координированное выполнение множество взаимосвязанных действий;
• ограниченная протяженность во времени (запланированные начало и конец);
• результативность и эффективность проекта (в библиотечном деле — социальная значимость).
Существуют различные классификации проектов, например:
■ по содержанию:
- научные;
- производственные;
- технологические;
- организационные;
- управленческие;
■ по срокам решения проблемы и достижения желаемой цели:
- краткосрочные (проекты продолжительностью до 1 года);
- среднесрочные (программы от 1 года до 5 лет);
- долгосрочные (концепции от 5 до 10 лет и более);
■ по масштабам:
- монопроекты (для одного учреждения культуры);
- мультипроекты (для нескольких учреждений культуры);
- мегапроекты (для учреждений культуры какого-либо региона).
Мегапроект представляет собой целевую программу развития культуры на различных уровнях управления, включающую в свой состав ряд моно – и мультипроектов. Они, как правило, содержат несколько взаимосвязанных проектов развития всей культурной среды, то есть библиотечной сферы, музеев, театров, центров досуга. Эти проекты интегрированы в мегапроекте общей целью, выделенными ресурсами и сроками реализации. В библиотеках России мегапроекты для библиотек разрабатываются на верхних уровнях управления: государственном (межгосударственном), республиканском, краевом, областном. В отличие от других проектов мегапроекты обладают:
- высокой стоимостью;
- трудоемкостью;
- длительностью реализации;
- отдаленностью районов реализации, а следовательно, дополнительными затратами на инфраструктуру;
- влиянием на социальную и культурную среду региона и даже страны в целом.
К мулътипроектам относятся комплексные программы стратегического развития библиотек, учитывающие возможные изменения внешней среды. Такой тип программированного управления библиотечной сферой применяется на уровне малого города.
Третий класс проектов составляют моно проекты.
Монопроекты в библиотечной сфере создаются и осуществляются на уровне одной библиотеки, в них четко обозначены круг задач и направления развития конкретной библиотеки. Они просты, ограничены ресурсами и временными рамками. Значительная часть их проектируется и реализуется в связи с теми или иными знаменательными событиями в конкретном регионе. Как правило, такие проекты не требуют дополнительных ресурсов, сроки их выполнения — от одного месяца до года. Монопроекты в библиотечной сфере отличаются большим разнообразием и, не требуют для достижения своих целей формирования других проектов. Малые проекты допускают ряд упрощений в процессе проектирования, реализации и формирования команды проекта. В период их выполнения возможно кратковременное перераспределение всех ресурсов: интеллектуальных, финансовых, информационных, материальных и др. Гибкая организация в управлении, тщательное определение конечных целей, четкое распределение задач, взаимозаменяемость членов команды, эффективность — вот основные особенности малого проекта.
Многообразие библиотечных проектов зависит от их содержания: целей, задач, факторов, влияющих на разработку и реализацию. Новыми типами проектов, разрабатываемых в библиотеках, являются:
- пилотные;
- инвестиционные;
- информационные;
- инновационные;
- маркетинговые;
- стратегические;
- экономические;
- социальные;
- образовательные;
- культурно-досуговые.
Пилотный проект — пробный проект. Примером такого проекта — пилотный проект для мегапроекта «Пушкинская библиотека: книги для российских библиотек», с помощью которого удалось проверить, как функционирует каждое звено и вся схема реализации проекта, комплектование фондов библиотек.
Инвестиционные проекты.
В инвестиционных проектах важным параметром является ресурсный потенциал. Использование бюджетных и собственных средств, получение кредитов и льгот, долевое участие различных инвесторов, короткие сроки реализации — вот основные признаки инвестиционных проектов.
Информационные проекты.
Быстрый рост объемов информации и развитие информационных технологий значительно влияют на способы получения доступа к информации, что сказывается на библиотеках и их услугах. Проблема создания и кооперации информационных ресурсов является очень важной для российских библиотек. Внедрение новых технологий, автоматизация процессов привели к появлению информационных проектов для библиотек.
Инновационные проекты.
К ним относят «проекты, где главная цель — разработка и применение новых технологий и других нововведений, обеспечивающих развитие систем. Инновационная деятельность в библиотечной сфере сегодня разнопланова, включает освоение новых информационных технологий, создание новых услуг, модернизацию всех направлений библиотечной деятельности: комплектования, обслуживания, хранения.
Особенностью инновационных проектов является то, что процесс планирования и корректировки в них идет одновременно. Инновационные проекты в библиотеках могут быть небольшими и крупными. Небольшие инновационные проекты обычно реализуются при создании новых библиотечно-информационных услуг и, как правило, не требуют больших затрат. Крупные инновационные проекты требуют достаточного финансирования, имеют большую степень риска, но в случае их выполнения библиотеки оказываются на новой ступени развития.
Маркетинговые проекты.
Цель маркетинговых проектов — разработка стратегии развития библиотеки, методики приоритетных направлений библиотечной деятельности. При реализации данного типа проектов разрабатывается нормативная, научная,
регламентирующая документация; анализируются данные социологических и маркетинговых исследований, анкетирования и т. д. для выработки дальнейшей стратегии развития библиотеки. Такие виды проектов характерны для федеральных, республиканских, краевых и областных библиотек, одним из видов деятельности которых является организация и проведение научно-исследовательской работы. Реже маркетинговые проекты реализуются в муниципальных библиотеках, поскольку средства на их осуществление обычно бывают очень ограниченными.
Организационные проекты направлены на реорганизацию библиотек, изменение их структуры, создание новых библиотек, филиалов, проведение крупных международных конференций, выставок и т. д. Цели здесь четко определены, однако количественные и качественные результаты труднее предвидеть, поскольку они зависят от организационных изменений в системе. Сроки и продолжительность проекта установлены, ресурсы, как правило, предоставляются по мере возможности. Расходы на организационный проект требуют экономического обоснования, а также корректировки по мере его реализации.
Организационные проекты тесно связаны с экономическими, так как формируются главным образом за счет бюджетных ресурсов.
Образовательные проекты реализуются в рамках образовательной функции библиотек и направлены на обеспечение доступа к электронным источникам знаний и информации, предоставление учебных, образовательных баз данных, в том числе на электронных носителях информации.
Социальные проекты выполняют важную миссию с точки зрения социальной необходимости, полезности и привлекательности. Они создают условия для адаптации населения к новой социально-экономической обстановке в регионе.
Кулътурно-досуговые проекты связаны с поиском новой роли библиотек в условиях социально-культурной среды. Они нацелены на организацию досуга в библиотеке, которая становится культурно-досуговым центром, местом проведения встреч, вечеров, дискуссий, организации клубов по интересам. Смысл такого рода проектов состоит не в том только, чтобы организовать свободное время в культурной обстановке, но в том, чтобы консолидировать местную интеллигенцию, привлечь внимание руководителей, органов местного самоуправления к деятельности библиотеки.
Казалось бы, классификация проектов имеет чисто теоретическое значение. Однако здесь присутствует и важный практический аспект. Именно классификационные характеристики дают возможность самой библиотеке выстроить приоритеты в выборе того или иного вида проектирования.
Рассмотрим элементы проектной деятельности. Проектная работа традиционно состоит из четырех последовательных этапов или стадий.
- Подготовка к проектированию.
- Разработка проекта.
- Реализация проекта.
- Завершение проекта.
I. Подготовка к проектированию
Проектная работа начинается с рождения интересной идеи в процессе изучения региональной социокультурной ситуации и творческого мышления библиотекарей. Идея должна быть реальной и конкретной, четкой и логичной, представлять интерес для населения, подкрепляться нормативно-правовой базой и соотноситься с миссией учреждения культуры. Больше шансов на реализацию имеют те идеи, в основу которых заложены инновации.
Проектная деятельность всегда направлена на разрешение какой-либо конкретной ситуации, поэтому следующим шагом является проведение предпроектного исследования, которое может быть осуществлено посредством наблюдения, эксперимента, опроса, анкетирования и т. п. Прогноз, полученный в ходе комплексного анализа, станет базой для разработки проекта, обоснования его целей и задач.
II. Вторая стадия — разработка проекта
Эта стадия включает в себя два этапа:
1. Планирование проекта
- Создание проектной группы;
- Определение обязанностей и распределение их в проектной группе;
- Составление детального плана работы;
- Составление рабочего графика по реализации всех пунктов плана.
2. Оформление проектной документации. Проект состоит из трех частей: титульного листа; содержания и приложения.
На титульном листе необходимо представить всю основную информацию о проекте: название, авторов, адрес организации-заявителя, срок выполнения, сумму проекта, сведения о полученных ранее грантах и т. п.
В содержание проекта могут входить следующие разделы:
Краткое описание проекта — суть, изложенная в сжатой форме: не (более 5 предложений).
Введение — своего рода презентация проекта: история, миссия, достижения организации-соискателя; отличительные особенности, которые делают ее уникальной в областях деятельности, непосредственно связанных с проектом.
Постановка проблемы — описание проблемы, для решения которой создан проект; четкое и убедительное изложение доказательств по поводу необходимости осуществления проекта с указанием обстоятельств, побудивших авторов написать его, т. е. обоснование актуальности. Для достижения желаемого результата позволительно слегка преувеличить значимость темы проекта
Цель — результат решения проблемы. Раздел, в котором указывается цель, подразумевает описание работ, направленных на развитие, изменение, улучшение ситуации, помощь, поддержку чего-либо.
На основе поставленной цели следует определить задачи проекта, т. е. конкретные частные результаты, которые будут достигнуты в ходе его реализации. В проектах часто подлежат решению несколько групп задач. Обычно приоритетной задачей является создание новых продуктов и услуг, а дополнительной — их продвижение потребителям. При формулировании задач уместны глагольные формы: «создать», «объединить», «изменить», «улучшить» и т. п.
Нужно четко отделять цели проекта от задач, а задачи — от метода осуществления. То, чего необходимо добиться является целью: то, что для этого нужно сделать, — задачами, а то, как это будет сделано, — методами.
Методы — мероприятия, которые представляются необходимыми для решения поставленных задач. Для удобства восприятия сведения этого раздела желательно представить в виде плана-графика или таблицы с обязательным указанием дат проведения мероприятий и лиц, которые несут за них ответственность.
Уникальность — инновационный характер проекта. Соответственно этот раздел имеет место лишь при наличии такового.
Субъекты проектной деятельности.
Субъектами проектной деятельности библиотеки являются основные участники проекта и команда проекта, которые, в соответствии со своими задачами и границами полномочий, взаимодействуют в процессе его осуществления. Необходимая сторона субъекта проектирования — его социальная активность, непосредственное участие в процессе проектирования. Основные участники проекта это:
- финансирующие организации (спонсоры, благотворители, жертвователи и др.);
- управляющие организации (библиотеки, имеющие юридическое лицо, некоммерческие организации, созданные для реализации такого рода проектов);
- исполнители (сотрудники библиотеки, организации и физические лица, нанятые управляющей организацией для выполнения той или иной договорной работы);
- соисполнители (организации, выполняющие свою часть работы за счет средств, поступивших от финансирующей организации).
Команда проекта состоит из:
- руководителя проекта;
- исполнителей — членов проектной группы.
Часто фонды интересуются не столько биографическими сведениями, сколько профессиональными навыками участников проекта, поэтому в списке исполнителей можно указать следующие сведения о них:
- базовое образование;
- информацию об учебе на курсах повышения квалификации, тренингах, семинарах и т. п.;
- занимаемую должность и опыт работы;
- знание иностранных языков;
- личностные качества.
Важно показать, что профессиональная квалификация организаторов и участников проекта достаточна для его успешной реализации.
Бюджет проекта (смета расходов) — возможно, самая главная часть заявки, в которой необходимо учесть все статьи расходов и основные факторы, влияющие на их величину. Этот раздел имеет очень большое значение, потому что довольно часто из-за неумения работать в условиях проектного финансирования, были провалены многие проекты.
В отсутствие каких-либо особых инструкций бюджет проекта обычно состоит из трех частей: прямые расходы, непрямые расходы; оплата труда.
Прямые расходы включают аренду помещения; аренду и покупку оборудования; эксплутационные расходы; расходные материалы (канцелярские товары и т. д.); командировочные и транспортные расходы; прочие расходы (оплату семинаров, размножение печатных материалов и т. д.).
Непрямые расходы — это расходы, не связанные с проектной деятельностью, но необходимые для полноценного функционирования организации и успешного выполнения ею задач: стоимость износа основных фондов, амортизация капитального оборудования, оплата труда административных работников и т. п.
Оплата труда — это раздел, где указывается сумма, минимальная по отношению к общему финансированию, и перечисляются все занятые в проекте работники. Обычно подобные сведения оформляются в виде таблицы, отображающей следующие позиции: количество персонала; месячный оклад; время действия гранта; требуемая сумма; дотированная сумма. При этом нужно, чтобы размер оклада был сравним с окладами, применяемыми на практике; бюджет проекта соответствовал его описательной части; бюджетные статьи расходов, как и запрашиваемые у грантодателя суммы, были обоснованными, соответствовали реальным ценам и расценкам, учитывали уровень инфляции.
Нельзя упускать из виду, что каждый проект подразумевает собственный вклад организации-разработчика: труд добровольцев, оцененный в денежном эквиваленте; использование имеющейся в наличии оргтехники (в данном случае собственным вкладом будут считаться расходы по ее амортизации); расходы на покупку программного обеспечения, которое уже установлено; расходы на аренду помещения; коммунальные платежи и связь.
Ожидаемые результаты. В этом разделе нужно доказать, что работа по реализации проекта будет выполнена рационально и в срок; определить и перечислить ожидаемые результаты, которые будут достигнуты в рамках реализации проекта.
Факторы успеха подразумевают указание сильных сторон деятельности учреждения культуры, способствующих успешной реализации проекта:
- начало фактической деятельности по теме проекта;
- многолетний опыт организаторов;
- высокая квалификация персонала;
- креативный потенциал коллектива, инновационные способности;
- широкое социальное партнерство;
- согласование с региональными программами развития и т. п.
- ключевой фактор успеха — создание команды профессионалов-единомышленников, нацеленных на успешную реализацию проекта.
Риски проекта — негативные факторы, «подводные камни» в реализации проекта. Чем полнее и глубже проработан этот раздел, тем выше будет доверие потенциальных партнеров и грантовых фондов. Можно выделить следующие причины возникновения рисков:
- политические (связанные с политической ситуацией в стране и деятельностью государства);
- экономические (связанные с экономической нестабильностью в стране, недостаточным финансированием);
- производственные (связанные с убытком от остановки производства вследствие воздействия различных факторов);
- организационные (недостаточный опыт организаторов);
- профессиональные (низкий уровень квалификации персонала, нехватка компетентных кадров, способных осуществить проект);
- психологические (неприятие новых правил работы и новых процессов).
Будущее проекта. В этой части проекта необходимо коротко объяснить, с чьей помощью и за счет каких ресурсов авторы рассчитывают сохранять и развивать результаты, полученные в рамках проекта.
На этом оформление проектной документации закончено.
Теперь можно приступать к следующему этапу проектной деятельности — реализации разработанного проекта.
Процессы реализации проекта:
- Инициация
- Планирование
- Исполнение
- Контроль
- Анализ
- Завершение.
1. Инициация — после регистрации проекта и проведения презентации принимается решение о начале и сроках выполнения проекта. Для презентации и визуального фиксирования проекта можно использовать схемы, модели или карту проекта. Структура карты проекта похожа на дерево и выглядит, как разрастание его ствола путем ветвления. В такой структуре используется принцип «от общего к частному». Схематично «дерево проекта» состоит из шести частей:
- корни дерева — постановка проблемы (истоки проблемной ситуации);
- от корней поднимается вверх ствол — идея;
- крупные ветви расходятся на более мелкие — задачи;
- на ветви нанизываются листья — мероприятия по достижению поставленных задач;
- среди листьев вырастают плоды — ожидаемые результаты проекта.
Представлять цели, задачи или проект в виде карты, модели, схемы не обязательно, но желательно, т. к. это имеет ряд преимуществ: четко видна главная цель; наглядно расположены смысловые связи (цели — задачи — методы); проект становится более наглядным и лучше запоминается.
В настоящее время имеются различные компьютерные программы, посвященные созданию карты проекта. Используя их в работе, можно с легкостью составить эту карту. Желательно, чтобы в ее структуре было не более трех разных «геометрических форм», иначе ее восприятие значительно усложняется.
2. Планирование проекта — разработка стратегии их достижения.
Планирование осуществляется в течение всего срока реализации проекта. Важно определить работы, из которых состоит проект, а затем рассчитать срок и стоимость его выполнения. В результате планирования выстраивается организационная структура проекта, составляется календарный график этапов.
3. Исполнение — координация всех ресурсов для реализации составленного плана.
4. Контроль — сбор фактических данных о выполнении работ и сравнение их с плановыми задачами. К сожалению, отклонения между плановыми и фактическими показателями случаются всегда, поэтому могут быть приняты решения об ускорении выполнения определенных критических задач за счет выделения для этого большего объема ресурсов.
5. Анализ — определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и задачам, принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий. В ходе анализа исполнения оцениваются состояние и прогноз успешности исполнения проекта согласно критериям, определенным на стадии планирования.
6. Завершение — период достижения конечных целей.
Основное содержание работ этой фазы состоит в следующем:
- организация рекламной компании, проведение презентации;
- разработка методических материалов;
- оценка результатов проекта и подведение итогов;
- подготовка финансовых отчетов.
Главной задачей завершения проекта является консолидация всех знаний и навыков, полученных в ходе его реализации. Важным в заключительной стадии жизненного цикла проекта становится анализ достижений и ошибок, выявление новых управленческих приемов.
Каждый проект, независимо от того, успешен он или нет, позволяет команде, работающей над его реализацией, получить уникальный опыт. Успех проекта состоит в приобретении командой и организацией определенных знаний, умений, навыков, которые в следующий раз можно будет применить для повторения успеха или во избежание ошибок.
Алгоритм оформления проектной документации
- Титульный лист (название проекта, авторы, организация — заявитель)
- Введение.
- Краткое описание проекта. Суть, изложенная в краткой форме — не более 5 предложений.
- Постановка проблемы. Описание проблемы, для решения которой создан проект; четкое и убедительное изложение доказательств по поводу необходимости осуществления проекта с указанием обстоятельств, побудивших авторов написать его, т. е. обоснование актуальности. Для достижения желаемого результата позволительно слегка преувеличить значимость темы проекта.
- Цель проекта. Чего вы хотите добиться?
- Задачи проекта. Что вы будете делать?
- Участники проекта.
- Руководители проекта.
- Исполнители проекта.
- Партнёры.
- Содержание проекта. Мероприятия, которые представляются необходимыми для решения поставленных задач. Для удобства восприятия сведения этого раздела желательно представить в виде плана-графика или таблицы с обязательным указанием дат проведения мероприятий и лиц, которые несут за них ответственность.
- Бюджет проекта — смета расходов.
- Ожидаемые результаты.
- Перспективы развития.
Источник:
Муниципальное бюджетное учреждение культуры «Межпоселенческая библиотечная система Тбилисского района» Межпоселенческая центральная районная библиотека