МЕЖПОСЕЛЕНЧЕСКАЯ ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ БИБЛИОТЕЧНАЯ СИСТЕМА

Муниципальное казенное учреждение Еманжелинского муниципального района

СОХРАННОСТЬ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА

Библиотеки приобретают, сохраняют и предоставляют в общественное пользование документы разных типов. Обеспечение сохранности фонда — одна из основных функций, без надлежащего выполнения которой библиотеки со временем не только не смогут в полной мере удовлетворять запросы читателей, но и реально столкнутся с угрозой частичной или полной их утраты.
Обеспечить сохранность библиотечных фондов, как части культурного наследия и информационного ресурса страны возможно лишь при развитии следующих направлений деятельности:
1  Поддержание физического и санитарно-гигиенического состояния зданий, инженерных коммуникаций, помещений хранилищ.
2  Расширение площадей хранилищ в соответствии с ростом библиотечных фондов, строительство и реконструкция библиотечных зданий.
3  Оборудование библиотек современными комплексами технических средств безопасности, их постоянное совершенствование и обеспечение бесперебойной работы.
4  Постоянное совершенствование материально-технической базы библиотек для обеспечения нормативного режима хранения документов, их стабилизация и реставрация.
5  Обеспечение процессов защиты, хранения и использования библиотечных фондов достаточным количеством квалифицированных кадров.
6  Создание единого страхового (обменно — резервного) фонда документов библиотеки.
Порядок использования фондов в библиотеках неодинаков, но сохранение их в течение означенных сроков должно быть неукоснительным.
Глубина хранения БФ различна:
— для газет- 3- 5 лет;
-для журналов – до 10 лет;
-для книг – до 20 лет;
-для брошюр – до 3 -5 лет;
-для фонда краеведения и национальной литературы – бессрочно;
Основную часть фондов в библиотеках по-прежнему составляют документы на тра¬диционных носителях. Это — книги, газеты, журналы, рукописи, карты, плакаты и многие другие виды печатных изданий. Материалы, из которых они изготов¬лены, в основном, органического происхождения: бумага, картон, кожа, дерево и проч. Именно они подвержены постоянному и естественному старению. Но и при хранении современных носителей, таких как микроформы, оптические и магнитные диски, цифровые форматы и т.д. возникают серьезные проблемы, они требуют особого режима хранения и использования во избежание преждевременного износа либо полной утраты информации.
Основные причины повреждения документов:
Старение документа
Температура и влажность воздуха
Свет
Пыль
Биологическое повреждение документов
Износ
Вандализм
Аварийные ситуации
1.Старение документа
Все материалы, из которых изготовлены документы, как естественного, так и искусственного происхождения со временем изменяют первоначальные свойства. Происходит естественный процесс изменения свойств материалов -старение. Естественное старение бумаги зависит, прежде всего, от внутренних причин: качества исходных полу¬фабрикатов, соотношения различных компонентов и технологического режима производства. В волокнах бумаги происходят химические изменения , резуль¬татом которых являются повышение кислотности, снижение механической прочности и потеря эластичности. Часто внешним проявлением деградации бумаги бывает ее пожелтение, иногда переходящее в побурение. Наиболее подвержена пожелтению бумага, содержащая большое количество древесной массы (бумага, из которых изготовлены газеты, журналы и многие другие мас¬совые издания).
Бумага — гигроскопичный материал. Она легко поглощает влагу из воздуха; при этом ее устойчивость к механическим воздействиям заметно снижается.
2. Температура и влажность воздуха
Процесс естественного старения материалов ускоряется при заметных изменениях температуры и влажности воздуха в книгохранилище.
Температурно-влажностный режим в хранилищах должен быть по воз¬можности стабильным. Частые и с большой амплитудой колебания температуры и влажности воздуха еще более опасны.
Стандартом установлены следующие нормативы хранения документов: температура воздуха — (18±2)°С, относительная влажность — (55±5) %. Увеличение температуры воздуха на 10 градусов вдвое (!) ускоряет процессы старения документов. Повышение влажности вызывает внутриструктурные изменения и последующую деформацию документов.
В помещениях с нерегулируемым климатом режим поддерживают пу¬тем проветривания.. Практика показывает, что лучше всего проветривать помещение 3-5 раз в день по 10-15 минут. Необходимо поддерживать более или менее одинаковый режим хранения во всем объеме помещения.
3. Свет
Свет ускоряет процесс естественного старения материалов.
Солнечный свет содержит волны трех областей: ультрафиолетовой, видимой и инфракрасной. Чем короче длина световой волны – тем больший вред она наносит библиотечным материалам.
Естественный свет представляет наибольшую опасность для документов: даже рассеянный солнечный свет содержит большое количество ультрафиолетового излучения. Окна необходимо закрывать тканевыми што¬рами или жалюзи. Хранители должны следить за тем, чтобы они всегда были закрыты.
Аналогичное действие оказывает длительное искусственное освеще-ние. Особенно опасны люминесцентные лампы, поскольку они создают высокий уровень ультрафиолетового излучения (до 30 % светового потока). Наиболее безвредное освещение дают лампы накаливания; они удобны в эксплуатации.
Существуют нормативные требования не только к типам ламп, но и к их установке. Расстояние от светильников до ближайшего документа должно быть не менее 0,5 м. Лампы монтируют в закрытых плафонах, чтобы не только обеспечить равномерный рассеянный свет, но и обеспечить пожарную безопасность.
4. Пыль
Пыль — один из наиболее агрессивных факторов. Она поступает в хранилища извне и накапливается в помещении за счет истирания различных материалов.
Ежемесячно в библиотеке проводится санитарный день, во время которого каждый сотрудник убирает свое рабочее место. Более тщательно, чем ежедневная уборка, производится чистка помещения: стен, пола, особенно под стеллажами и шкафами, в углах помещения и около окон. Чистят осветительные и отопительные приборы. Надо иметь в виду, что при высокой температуре от отопительных приборов увеличивается общая запыленность помещения.
Документы должны быть всегда чистыми. Это значительно увеличит их срок службы. Очистку проводят регулярно, по мере накопления грязи и пыли в хранилищах . Тем не менее, каждый документ должен быть очищен не реже одного раза за один-два года в зависимости от ценности и частоты использования фонда. Очистка документов чрезвычайно важна и для сохранения здоровья работников библиотеки.
Документы очищают с помощью пылесоса или влажным способом (крайне осторожно). Использование того или иного способа зависит от физического состояния документа, степени и вида загрязненности, его ценности Документы в бумажных или красящих переплетах обеспыливают только сухим способом.
При высокой запыленности книгохранилища принимают меры к снижению количества пыли, проникающей извне, уплотняя окна и двери . Окна и форточки, через которые производится проветривание, обязательно закрывают металлическими или синтетическими сетками с мелкими ячейками для защиты от проникновения пыли и насекомых.
5. Биологическое повреждение документов
По своему характеру оно отличается от действия физико-химических факторов тем, что живые организмы, в основном, микроорганизмы, насекомые, грызуны, часто за очень короткое время могут причинить более сильные и глубокие повреждения материалов.
Микроскопические грибы, в повседневной жизни называемые плесе¬нью, способны повреждать все материалы, использованные для изготовления документов
Все виды насекомых, повреждающих документы, не являются специфическими вредителями для библиотек. Это типичные вредители складских, жилых и служебных помещений. Чаще всего они причиняют ущерб в тех хранилищах, где не соблюдаются нормы санитарно-гигиенического режима.
Признаком повреждения документов насекомыми являются сквозные круглые или овальные отверстия выщипы и выгрызы поверхности материалов.
Появлению и развитию насекомых в библиотеке могут способствовать сами библиотекари и читатели. В хранилища насекомые попадают через окна и форточки, открываемые для проветривания, с личными вещами сотрудников. В помещения хранилищ нельзя вносить никакие пищевые продукты, тем более принимать пищу, поскольку продукты не только привлекают насекомых, но и являются прекрасным дополнительным питанием.
Не следует в хранилище иметь уплотнители для окон и дверей, а также дорожки или занавески из материалов с натуральными волокнами (шерсти, шелка).
Библиотекари должны внимательно относиться к состоянию фондов, чтобы своевременно выявить документы, пораженные биологическими вредителями. Пораженный документ следует изолировать из фонда, тщательно очистить, поместить в контейнер (коробку, бумажный пакет) и наблюдать изменение его состояния. В случае подозрения на поражение микроскопическими грибами проверять состояние документа можно в течение двух недель, а насекомыми — не менее месяца. Когда появляются новые признаки жизнедеятельности биологических вредителей, следует принимать меры к их ликвидации.
6. Износ
Даже при правильном и аккуратном обращении с документами они постепенно изнашиваются; так как при использовании происходит истирание материалов, особенно сильное в случае низкой исходной прочности. Большое значение имеет качество производства печатных изданий. Примером исключительно плохого качества документов может быть изготовление книг в бумажном бесшвейном переплете: блок раскалывается и распадается на отдельные листы уже при первом раскрытии.
Документы изнашиваются быстрее при неправильном обращении с ними, нарушении режима их эксплуатации.
— Небрежное хранение,
-переполненные хранилища,
-плохое библиотечное оборудование способствуют быстрому повреждению документов.
— неаккуратное обращение с документами также оказывается для них губительно.
7. Вандализм
К сожалению довольно часты случаи насильственной порчи документов. Читатели вырывают и вырезают нужные им фрагменты книг и журналов. «Наибольшим успехом» пользуются художественные издания, учебники и научные публикации.
8. Аварийные ситуации
К сожалению, аварийные ситуации возникают почти в каждой библиотеке. Чаще всего это — аварии технических коммуникаций и протечки кровли, при которых документы бывают затоплены холодной или горячей водой. Избыточное намокание приводит к набуханию книжного блока, деформации листов, отделению переплетов от блоков, размыванию текстов, клеевых веществ, поражению микроскопическими грибами, а в дальнейшем при высыхании — часто к слипанию листов, прежде всего книг на мелованной бумаге.
В этом случае, прежде всего, необходимо принять меры по спасению пострадавших документов и эвакуировать те, которым угрожает намокание, или каким либо способом защитить их от попадания воды (накрыть стеллажи пленкой, поставить щиты ).
Пострадавшие документы надо как можно быстрее разобрать по группам. В первую очередь выделяют документы на мелованной бумаге и с водонестойкими материалами («линяющими» переплетами, текучими текстами) Книги в переплетах из красящих материалов обертывают тканью, хорошо изолируя от книжного блока. От 48 до 72 часов – период, в который надо уложиться для предотвращения необратимых последствий. Поэтому в каждой библиотеке должен быть план поведения в чрезвычайных ситуациях. Составить такой план поможет методическое пособие от 2000г.
« Планирование действий на случай бедствия в вашей библиотеке.»
В пособии описываются меры и действия, направленные на спасение библиотечных материалов. Даются рекомендации:
С чего начать?
Как распределить обязанности?
Как обследовать фонды для выявления документов приоритетного спасения?
Как оценить ущерб, причиненный бедствием, и наметить пути восстановления фонда?
Как подготовиться к сушке документов?
Как защитить документы от поражения микроорганизмами?
В библиотеках иногда случаются пожары, во время которых документы бывают пол¬ностью уничтожены, обгорают по переплетам и обрезам, получают сильные механические повреждения, загрязняются и, кроме того, заливаются водой. Большинство материалов библиотечных фондов это бумага, ей свойственна повышенная горючесть, в определенных условиях – склонность к самовозгоранию.
Согласно статистике основными причинами пожаров в библиотеках являются:
-оставленные без присмотра электроприборы,
-неисправные электросети,
-курение в неположенных местах,
— неаккуратное обращение с эл/сварочными приборами,
-отсутствие заземления приборов,
-неправильное хранение легковоспламеняющихся материалов и горючих жидкостей.
Развитию пожаров способствуют:
-загромождение фондохранилищ,
-отсутствие связи и пожарной сигнализации,
-отсутствие либо недостаточность средств пожаротушения,
-необученность персонала.
С 1.01.1995г. на территории России введены в действие «Правила пожарной безопасности для учреждений культуры Российской Федерации» ВППБ 13-01-94- на основании приказа МК РФ от 01.11.94 №736
В нашей библиотеке есть ряд регламентирующих документов по пожарной безопасности это:
Инструкция о мерах пожарной безопасности в ГБУК РХ «Хакасская РДБ»
Инструкция о действиях сотрудников библиотеки при возникновении пожара
Инструкция о действиях по обеспечению безопасной и быстрой эвакуации посетителей библиотеки
Инструкция по охране труда и пожарной безопасности для работающих на компьютере
Инструкция о правилах применения первичных средств пожаротушения
2-а раза в год (весной и осенью) проводится инструктаж и ученья по правилам пожарной безопасности.

Размещение документов
Для сохранности документов важно правильное размещение их на стеллажах и, конечно, состояние самих стеллажей. Стеллажи и полки должны быть прочно закреплены. Во избежание выпадения документов с полок надо следить, чтобы полки находились в горизонтальном положении. Стеллажи в библиотеках должны быть железными по правилам пожарной безопасности.
Ни в коем случае нельзя допускать перегрузки полок, необходимо следить за тем, чтобы документы не стояли плотно , потому что их очень трудно снять с полки , не повредив. Если документов на полке мало, они не всегда могут стоять вертикально, принимают наклонное положение, что приводит к необратимым деформациям даже при наличии твердого переплета. В этом случае надо использовать книгодержатели, которые должны иметь гладкую поверхность и широкие края, чтобы не наносить повреждений.
В зависимости от размеров и типов документов их хранят в вертикальном или горизонтальном положении; при вертикальной расстановке размещают так, чтобы расстояние от документа до верхней полки было не менее 2 см.
Книги и журналы в твердом переплете, не превышающие по высоте 41см, хранят вертикально. Желательно большие книги не хранить рядом с ма¬ленькими, так как малогабаритные книги не обеспечивают для них необходи¬мую поддержку.
Документы большого или нестандартного размеров, хранят горизонтально. Допустимая высота стопы не более 15 см; рекомендуют соблюдать такое же (не менее 15 см) расстояние до верхней полки, чтобы облегчить подбор и расстановку документов, особенно большого формата (карт, планов, чертежей и др.).
Необходимо следить, чтобы документы не выступали за пределы по¬лок в проходы, чтобы не подвергаться ударам.
Брошюры, листовые документы и другие издания небольшого фор¬мата хранят в контейнерах разного вида. Недопустимо хранить документы в транспортной таре, на полу, складывать на подоконниках и в других, не предназначенных для этих целей местах.
Копирование документов
В библиотеках все более активно используется копирование документов , это простой и быстрый способ для получения информации. Однако следует помнить, что во время копирования документы подвергаются очень интенсивному, хотя и кратковременному, воздействию ультрафиолетового излучения.
Научными исследованиями доказано, что уже после пятикратного копирования резко изменяется белизна бумаги; снижаются физико-механические показатели материалов. В дальнейшем при хранении у ксерокопированной бумаги происходит более значительное снижение прочности и белизны, чем у бумаги, не подергавшейся облучению.
Ксерокопирование влияет практически на все виды средства записи информации. Аналогичным образом воздействует на документы и сканирование.
Ксерокопирование документов должно быть ограничено. Допустимо копировать документы:
редкие на тряпичной бумаге 1- раз
— на книжно-журнальной бумаге, содержащей древесную массу — не более 3-х раз.
На документы, которые прошли достаточное количество копирования наклеиваются цветные ярлычки или делаются другие пометки.
Наиболее частое и характерное повреждение – раскол книжного блока, особенно при бесшвейном переплете: разрывается корешок, выпадают листы и тетради. Известны случаи и насильственного нарушения крепления книжного блока при большом объеме книги (разрезание ниток), когда возникают трудности при копировании текста около корешка.
Если известно, что какой-то документ будет пользоваться активным спросом и многократно копироваться, следует сделать одну копию хорошего качества, с которой в дальнейшем можно выполнять копирование для читателей.
Сотрудники, работающие на копировальных аппаратах, должны пройти обучение и уметь правильно обращаться с документами при выполнении копии, строго вести учет копируемых документов и уметь объяснить читателям причины ограничения ксерокопирования.
УСЛОВИЯ ХРАНЕНИЯ СD-ROM и DVD-ROM
Оптические компакт-диски как материальный носитель не очень критичен к тепловому и влажностному режиму хранения, однако есть наиболее оптимальные условия их сохранности
— обеспыленное, прохладное помещение (ниже 29 С),
-сухое помещение (относительная влажность 40%)
Считается, что более теплый и влажный воздух может вызвать окисление металлического отражающего, деградацию полимерной основы и покрытия. Не рекомендуется оставлять диски под прямым солнечным светом и вблизи отопительных приборов.
Гораздо более опасны для оптических компакт-дисков воздействие пыли и грязи, в том числе жировые отпечатки пальцев на рабочей поверхности.
Библиотекари должны научить своих читателей правильно вынимать диск из коробки. Держа ее в правой руке, открыть левой рукой крышку, большим и средним пальцами правой руки взять диск за края в местах прорези на коробке, указательным пальцем нажать на пластиковый держатель в середине упаковки и легко потянуть диск вверх. Оптический носитель в своей основе нестабилен и легко повреждаем. Самую большую опасность представляют сгибание и царапины на его рабочей стороне. В результате физических повреждений стираются насечки, и становится невозможным считывание информации с целых участков диска. Причем теряется не какой-либо законченный фрагмент (как вырванная страница из книги), а в силу того, что информация на СD-ROM записывается спирально, повреждается практически все.
Диски нельзя оставлять в дисководе после окончания работы с ними. Сразу же после использования их необходимо помесить в футляр, во избежание порчи, попадания пыли и деформирования. Заботясь о сохранности CD-ROM, не надо забывать, что она во многом зависит и от состояния дисковода. Который также должен постоянно поддерживаться в чистоте.
При активном использовании диск все-таки со временем придется очищать, но не мылом, не какими-то другими чистящими растворами, включая спирт.
Тонкий слой пыли или грязи можно аккуратно стереть мягкой бумажной салфеткой для оптических линз. Протирать оптический компакт-диск надо легкими движениями от центра к наружному краю по радиусу, а не по окружности.
Оптические компакт-диски хранятся в специальных стандартных пластмассовых коробках.
Диски без футляров нельзя класть друг на друга. Нельзя класть на них тяжелые предметы. Поврежденные футляры необходимо своевременно заменять, поскольку они будут пропускать пыль, а края разломов могут нанести физические повреждения рукам сотрудников и самому диску. Если по каким-либо причинам оптический компакт-диск все же не удалось уберечь от физического повреждения, его придется списать, поскольку восстановить его уже невозможно.

Составной частью сохранности документов является проверка библиотечного фонда
Обязательная проверка фонда производится:
— при смене материально ответственного лица;
— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;
— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями;
— при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;
— при реорганизации и ликвидации библиотеки.
Проверка библиотечных фондов осуществляется в следующие сроки:
— наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, — ежегодно;
— редчайшие фонды — один раз в 3 года;
— ценные фонды — один раз в 5 лет;
— фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц — один раз в 5 лет;
— фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц — один раз в 7 лет;
— фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн. учетных единиц — один раз в 10 лет;
— фонды библиотек свыше 1 млн. учетных единиц — поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет.
На примере нашей библиотеке проверка библиотечного фонда осуществляется с интервалом в 5-7 лет с учетом календарного плана.
Проверка библиотечного фонда или его части при смене руководителя библиотеки или структурного подразделения, имеющего библиотечные фонды, приравнивается к очередному сроку.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕРКИ ФОНДА
Вся работа по проверке библиотечного фонда осуществляется в несколько этапов:
-подготовительный,
-непосредственная работа по проверке фонда,
-подведение итогов и оформление результатов проверки.
Подготовительный этап
Подготовительные мероприятия включают:
— разработку календарного плана работы;
— подсчет необходимых трудозатрат на все виды операций (рассчитываются с использованием «Межотраслевых норм времени на работы, выполняемые в библиотеках»);
— определение сроков проведения проверки
Основной этап
Основной этап — проверка фонда. Существует несколько способов проверки:
-непосредственная сверка фонда с учетным документом (инвентарной книгой),
-при помощи контрольных талонов,
-по алфавитному каталогу.
Выбор зависит от особенностей ведения учета и сложившейся практики.
Проверка по инвентарным книгам.
Рекомендуется библиотекам с фондом до 50 тысяч.
Проверка с помощью контрольных талонов (это самый удобный способ)
Суть такой проверки: издания сверяют по специально расставленным карточкам, из которых потом создают картотеку контрольных талонов
Подготовить контрольные талоны можно двумя способами:
— написать, используя информацию непосредственно из инвентарных книг (таким образом, талоны сразу расставляются по инвентарным номерам);
— написать, используя информацию непосредственно из документа, и расставить по номерам.
Контрольные талоны написаны по инвентарным книгам или непосредственно во время проверки библиотечного фонда расставляются по инвентарным номерам с использованием каталожных разделителей через каждые 500 талонов, куда вынесены сведения «С №….ПО №….».
Когда все издания проверены, переносим сведения о проверке из картотеки контрольных талонов непосредственно в инвентарную книгу или в нумерационный каталог (это может быть год проверки, цветная галочка или другое принятое комиссией обозначение).
Контрольные талоны, на которых не оказалось принятых отметок о проверке фонда, изымаем из данной картотеки и составляем из них картотеку недостающих изданий; с ними ведется дальнейшая работа (розыск, подготовка акта на списание).
Что выносится на контрольный талон?
1. Инвентарный номер (или номера; если идут подряд для одного названия);
2. Фамилия автора;
3. Заглавие издания (можно первые два-три слова);
4. Год издания;
5. Цена (что зафиксирована на издании или в инвентарной книге, т.е. без переоценок).
Примерные нормы работ по контрольным талонам на одного человека за один час работы
• «Написание талонов — 60 талонов (1 талон в минуту);
• Подбор контрольных талонов по инвентарным номерам — 270 талонов (1 талон — 13 сек.);
• Сверка контрольных талонов с инвентарной книгой — 240 талонов (1,талон — 15 сек.).
В целом, на проверку 1-ой тысячи экземпляров одним человеком тратится от 24 до 26 часов.

ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ И ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ
Завершающий этап проверки из контрольных талонов на отсутствующие документы составляется картотека. В месячный срок принимают меры к разысканию всех изданий и других материалов, не обнаруженных во время проверки, к устранению возникших недоразумений.
Акт с выводами комиссии и списком отсутствующих документов подписывается председателем и всеми членами комиссии и передается на рассмотрение директору. Акт (со списками) утверждает директор.
Возможные причины выявляемых потерь:
— злоупотребления сотрудника (хищение, подделка документов, злоупотребление служебным положением);
— несоответствие нормам хранения библиотечного фонда (при этом открытый доступ признается как производственно-хозяйственный риск, а не как несоответствие);
— несоответствие нормам использования библиотечного фонда (читательская задолженность более 3-х лет;
— нарушение правил выдачи и количества выданного.
Таким образом, проверка библиотечного фонда очень сложный и ответственный процесс, вызывающий много вопросов даже у опытных сотрудников библиотек.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Яндекс.Метрика